「矢田先生、全店長が参加する月例会議にご参加いただきたいのですが？」
スーパーマーケットを１４店舗持つ会社の常務からのご相談。
 
「毎月月初に、朝９時から開始しています。」
 
「何時までですか？」
 
「夕方の１７時までです。・・・・なぜこんなにうちの会議は長いのでしょうか？それを視て頂きたいのですが」

管理者の仕事とは何か？
この役目を、会社もその本人もしっかり認識する必要があります。
年商数億の会社であれば、社長一人の推進力でなんとか成長をすることが出来ますが、 年商１０億の手前の規模になると、それではどうにもならなくなります。
 
管理者が管理者として機能し、各部がそれぞれに成長する必要があります。
その管理者の役目とは、大きく二つあります。
一つは「仕組みの改善」であり、もう一つは「目標の達成」となります。
 
「仕組みの改善」とは、営業部であれば、営業管理の仕組みの導入や、提案書のフォーマットの改良などがあたります。
時に、管理者は、音頭をとり、若手スタッフに振ったり、現場のスタッフを巻込んだりしながら改善業務を進めます。それにより、さらに生産性を高めることが出来ます。
 
そして、「目標の達成」とは、各部門に与えられた目標の達成になります。
管理者は目標達成のために、部門の目標を小さい目標に分割し、行動レベルまで落とし、各部員に割り振ります。そして、その進捗を確認し、必要があれば修正をします。
各部が各部の目標を達成することで、会社はその成果と成長を得ることができるのです。
 
 
多くのクライアント先で、この「管理者の役目は何ですか？」の質問をさせて頂きますが、過去に一度も正しい回答をその会社からもその本人からも得たことは有りません。
この状態から言えることは、「管理者自身が、何を求められているのか解っていない」ことを意味しています。それで、管理者が管理者としての役目を全うできるはずはないのです。

スーパーマーケットの本社で、会議の部屋に案内してもらうと、机はロの字に並べられ、役員と各店舗の店長、３０名ほどが席に着いています。
 
そして、全体への連絡事項が終わると、最初のＡ店舗の報告が始まります。
大型のスクリーンには、Ａ店舗の売上げや客単価などの予算と実績が映し出され、Ａ店長が説明を始めます。
Ａ店長は、数字を読み上げ、目標未達の原因についての説明を始めます、
「近隣に大手スーパーがあり・・・」、「週末に雨が多かった・・・」など。
 
そして、その報告が終わると、業績回復のための意見交換が始まるのです。
Ｂ役員「チラシの配布回数を・・・」
Ｃ役員「惣菜の売上げが他店と比べ低いが・・・」
そして、その１店舗を終えるのに、１時間が経過していました。
 
矢田はこっそり隣の常務に、お聞きすると
「最初の数店舗は、毎回長いのです。午後になると、皆さん疲れてきてもっと早く進むようになります」との答え。
 
私は、事前の断り通り、翌週に常務との面談のお約束をいただき、午前中で退席をさせて頂きました。

常務に、私は一言だけご提案させて頂きました、『各店長には、対策を事前に考えてくるように、それも書面に』と。
 
これは、先に上げた管理者の役目が、機能していないのが原因です。残念ながら、各店長は、自分の店舗の『目標を達成』するために考えていなかったのです、やっていることは、『売上目標の未達』という問題を、上位職者に対し「打ち上げている」だけなのです。
 
それに拍車をかけているのが、資料のつくりにもありました、各店舗からの報告書式には、予実の数字とその分析（反省）の欄しかありません。これでは、どうにも店長に『対策』というものが根付かないことになります。
書式のサンプルをお渡しし、『対策』とその実行のための『具体的な行動のスケジュール』を書き込むように書式の変更をお願いしました。
 
その結果、月例会議終了時間は、翌月では午後２時に、翌々月には正午と早くなっていきました。
この変更は、会議時間の短縮だけではなく、管理者の意識にも大きな影響を与えました。
いままでの報告書は店長の作文でよかったのが、具体的な行動計画までつくるとなると、そうはいかないので、翌月の対策（報告書作成）を考えるために、エリアマネジャーや副店長と打ち合わせをしている、と。
また、店長の中には、商圏のライバル会社を偵察する者や、小売向けのセミナーなどに参加する者が現れ出した、と。
 
常務　「矢田先生、現実がよく解りました、店長層はいままで対策については何も考えていませんでした。それは、そういう仕事を具体的に与えてなかったことが原因です。そして、経営者としても大いに反省しました、根本的な事業の戦略や方針もほとんど共有できていませんでした。」

管理者が機能しない最も大きな原因は、その本人が何を求められているのかを理解していないことにあります。
 
人を雇うとは、何かの業務を全うしてもらうためです。
そのためには、その業務に必要な態度や作業手順などを、しっかり伝えることが必要になります。
 
管理者に任命すると言うことは、何かの役割を全うしてもらうためです。
そのためには、その役割に求める「結果」を、しっかり伝えることが必要になります。
 
お伝えください、それが、管理者が機能するための第一歩となります。